CONTABILIDAD

QUE ES LA CONTABILIDAD ?

Es la ciencia social que se encarga de recopilar, clasificar y registrar el control financiero de una empresa u organización de una manera organizada.









CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS :

SEGÚN SU TAMAÑO:

MICRO EMPRESA: entre 1 a 5 trabajadores, un capital, numero de trabajadores y sus ingresos establecidos en cuantías personales.

PEQUEÑA EMPRESA: 6 a 50 trabajadores, un capital, numero de trabajadores y sus ingresos son reducidos.

MEDIANA EMPRESA:  50 a 400 trabajadores, un capital, numero de trabajadores y sus ingresos son limitados.

GRAN EMPRESA: mas de 400 trabajadores, grandes cantidades de capital, gran numero de trabajadores, altos ingresos.

SEGÚN SU ACTIVIDAD:

INDUSTRIALES: Producción de bienes por transformación de la materia prima.

COMERCIALES:  Dedicadas a la compra y venta de bienes de consumo o durables.

DE SERVICIOS: Dedicadas a la prestación de servicios.

FINANCIERAS: presta servicios financieros y de negocios.

SEGÚN SU SECTOR EN LA ECONOMÍA :

PRIMARIAS:  Encargadas de la extracción de recursos naturales.

SECUNDARIAS: Transforman la materia prima en productos terminados.

TERCIARIAS: Encargadas del comercio y servicios.

CUATERNARIAS:  Relacionadas con la información y las comunicaciones.

SEGÚN EL ORIGEN DEL CAPITAL:

PÚBLICAS: Su capital es del estado.

PRIVADAS: Capital particular.

MIXTAS: El Capital  es del estado y por particulares.

SEGÚN SU ÁMBITO DE ACTIVIDAD:

LOCALES:  operan en un municipio o pueblo.

REGIONALES: Operan en varios municipios.

NACIONALES: Operan en todo el país.

MULTINACIONALES: Operan en varios países.

SEGÚN EL DESTINO DE SUS BENEFICIOS:

CON ANIMO DE LUCRO: Establecidas para obtener ganancias.

SIN ANIMO DE LUCRO: Establecidas para ser un factor social y comunitario.

LAS SOCIEDADES 

Son una agrupación de individuos naturales o jurídicos organizados entre distintas labores y obligaciones, con un fin determinado de crear un medio productivo para obtención de ganancias y resultados favorables para cada miembro de la sociedad.

ALGUNOS TIPOS DE SOCIEDADES

• Sociedad colectiva
• sociedad en comandita simple
• sociedad en comandita por acciones
• sociedad anónima
• sociedad de responsabilidad limitada

CARACTERISTICAS DE LAS ANTERIORES SOCIEDADES

CONTRATO DE SOCIEDAD

Según el código de comercio, articulo 98, dos o más personas se obligan hacer un aporte en dinero, bienes o trabajo con el fin de repetirse las utilidades obtenidas en la empresa o actividad, a estas personas agrupadas se les denomina socios.

CLASIFICACIÓN DE LAS SOCIEDADES

Pueden ser anónima, limitada, en comandita por acciones, en comandita simple, y colectivo.

CONSTITUCIÓN DE LAS SOCIEDADES

La sociedad se constituirá por escritura pública, en la cual se expresara  :

• El nombre y domicilio de las personas que integran la sociedad, determinando algunos datos personales como su nacionalidad, documento de identificación, entre otros
•  La clase de sociedad que se constituye.
• El domicilio y las diferentes sucursales que establezca la sociedad.
• El objetivo social del negocio de la sociedad, haciendo aclaración sobre sus actividades principales.
• El capital social que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de    constitución.
•  La forma de administrar los negocios.
•  Las fechas en que se efectúan inventarios y balances generales.
• La duración precisa de la sociedad y las casuales de disolución anticipada de sí misma

LOS ANTERIORES FUERON ALGUNOS PASOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD

REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)

El RUT administrativo por la DIAN, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar, clasificar:

• Las personas y entidades que tengan la calidad de constituyente.
• Los responsables del régimen común.
• Los pertenecientes al régimen simplificado
• Los agentes retenedores.
• Las importaciones, exportaciones y demás usuarios aduaneros.
• Los demás sujetos de obligaciones

l       LOS COMERCIANTES

     Son comerciantes aquellas personas que ejercen una actividad mercantil.

     

  ¿ QUIENES SON COMERCIANTES?

•    Cuando se halla inscrita en el registro mercantil
•    Cuando se tiene un establecimiento
•    Cuando se anuncia el público como comerciante

OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES

• Matricularse en el registro mercantil
•  Llevar contabilidad regular de todos sus negocios
•  Conservar con arreglo a la ley.

TRAMITES LEGALES DEL COMERCIANTE

•  Presentar el RUT ante la DIAN
•  Presentar La matrícula mercantil ante la cámara de comercio
•  Presentar la matrícula de industria comercio ante la tesorería municipal
•   Presentar el certificado de cuerpo de bomberos
•  Presentar el paz y salvo de sayco acimpro

LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA

La contabilidad surge como la necesidad de llevar el control financiero de la empresa, ya que proporciona suficiente información sobre el desenvolvimiento económico y financiero.

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

• Ofrecer en cualquier momento información ordenada y sistemática  sobre la actividad financiera de la  empresa.
• Establecer en términos monetarios la cuantía de los bienes, las deudas y el patrimonio de la empresa.
• Llevar el control de los ingresos y los egresos.
• Determinar las utilidades o perdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros ( proveedores, bancos y estados)

CAMPO DE ACCIÓN DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad puede ser pública, de servicios, comercial, de costo, social y ambiental.

CONTABILIDAD PÚBLICA: Proporciona los mecanismos para registrar las actividades económicas de las empresa estatales.

CONTABILIDAD DE SERVICIOS: Registra las actividades económicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios entre ellas se encuentra la bancaria, la hotelera y la de seguros.

CONTABILIDAD COMERCIAL: Registra y controla las actividades que giran alrededor de la compra y venta de mercancías en las empresas comercio.

CONTABILIDAD DE COSTO: Registra las operaciones económicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados en las empresas industriales.

CONTABILIDAD SOCIAL: es un subsistema de contabilidad que mide, registra y comunica la información relacionada con los esfuerzos sociales y el impacto de la entidad de la sociedad.

CONTABILIDAD AMBIENTAL: es un sistema que permite identificar el impacto de las actividades del negocio, sobre el ambiente, con el fin de establecer programas y prácticas en cumplimiento de las políticas medio ambientales.

ESQUEMA DE LA CUENTA T

cuenta es el nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada, las operaciones que realiza una empresa.





el método mas eficaz de aprendizaje de los registros contables se realiza a través del esquema de la Cuenta T, sus partes son:

1. nombre completo de la cuenta
2. el debe debe estar al lado izquierdo y se usa para registrar los débitos
3. el haber va al lado derecho y sirve para registrar los créditos.

REGISTROS DE LA CUENTA T

Debitar  una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en el  debe, acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la columna del haber.

El movimiento débito es la suma de los valores registrados en el debe de una cuenta, el movimiento crédito es la suma de los valores registrados en el  haber.

Cuenta

Debe            Haber

70.000        70.000

Debitar        Acreditar

SALDOS DE LA CUENTA T

es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los registrados en la columna del haber, en el registro que se presenta el movimiento débito es de 120.000 y el movimiento crédito es de 60.000

Cuenta

Debe               Haber

70.000           40.000

50.000           20.000

________________

120.000         60.000

Movimiento   Movimiento 

Débito             Crédito

SALDO DÉBITO

Una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento débito es mayor que el movimiento crédito. 

Cuenta

Debe           Haber

80.000      50.000

60.000      40.000

_______________

140.000     90.0000

_______________

50.000

saldo débito

SALDO CRÉDITO

Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito.

Cuenta

Debe         Haber

20.000     90.000

50.000     70.000

_____________

70.000     160.000

______________

                    70.000

                    Saldo Crédito

CLASIFICACIÓN DE  LAS CUENTAS T

Las cuentas representan las propiedades, los derechos y las deudas de una empresa en una fecha determinada, Así mismo, los ingresos, costos, gastos y las utilidades en un periodo determinado.

Las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y perdidas, y de orden.

REALES O DE BALANCE

Valores tangibles - como las propiedades y las obligaciones con terceros - y los  intangibles - como el prestigio y el reconocimiento, y el conocimiento y el saber hacer.

Activo: Son los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa.

Pasivo:  Representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su pago en el futuro. son las deudas que posee la empresa.

Patrimonio: Representa los aportes del dueño o dueños de una empresa.

NOMINALES O DE GANANCIAS Y PERDIDAS

También son llamados de resultado o transitorias, de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades o perdidas, los ingresos, los costos y los gastos, y transitorias, porque se cancelan al cierre del periodo contable. 

Ingresos: Son los valores que recibe la empresa por la venta de bienes o la prestación de servicios.

Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para un buen funcionamiento, esto constituye un gasto, porque esos valores no son recuperables.

Costo: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

DE ORDEN

Agrupa todos los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura financiera de la empresa, asi como las cuentas que sirven para efectos de control interno y información general, ademas, las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias.

Deudoras: los dineros, los documentos y los bienes que conforman el grupo de de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de activo.

Acreedoras: los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación, constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, estas se manejan como cuentas de pasivo, por lo que su saldo es crédito.




PLAN ÚNICO DE CUENTAS PUC PARA COMERCIANTES

Objetivos

Busca la uniformidad en las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Contenido

El plan único de cuentas esta compuesto por un catalogo de cuentas, y la descripción y dinámica para su aplicación, que debe observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas.

Catalogo de cuentas

Contiene la relación ordenada de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas del activo, del pasivo, del patrimonio, de los ingresos, de los gastos, del costo de ventas, del costo de producción o de operación y de las cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.



INDICACIÓN DE COMO PROCEDER A LA REALIZACIÓN DE LAS CUENTAS T

Primeramente se procede a registrar todos los datos en el PUC o libro diario.

Luego registramos cada dato en las CUENTAS T,
débitos y créditos sumamos cada dato que se encuentra en los débitos (debe) y cada dato que se encuentre en los créditos ( haber) para luego obtener los saldos respectivos de cada parte, procediendo después a restar el saldo débito con el saldo crédito, registrando el saldo correspondiente a la resta en el numero o saldo mayor, quiere decir que si el saldo débito es mayor que el saldo crédito, el saldo correspondiente a la resta ira en el saldo débito o viceversa.

Luego de haber obtenido los datos correspondientes a las CUENTAS T procederemos a realizar el BALANCE DE PRUEBA, registrando primero los débitos a un lado y luego los créditos, para luego sumar débitos a un lado y créditos a el otro lado.

EL SALDO CORRESPONDIENTE A LA SUMA DE LOS CRÉDITOS Y LOS DÉBITOS DEBE SER OBLIGATORIA MENTE IGUAL EN CADA LADO SI NO ES ASÍ EL PROCEDIMIENTO HABRÁ QUEDADO CON ALGÚN ERROR.


ALGUNOS TÉRMINOS IMPORTANTES DENTRO DE LAS CUENTAS T

ENTE ECONÓMICO: Es la empresa, es decir se trata dela actividad económica organizada como unidad y respecto de la cual se predica la propiedad de los recursos.


CUENTA T: Es la representación gráfica  dela cuenta contable con sus diferentes elementos.

CRÉDITO: es un préstamo en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada.

PASIVO: Es una deuda o un compromiso que a adquirido una empresa.

INGRESO: Conjunto de beneficios que recibe una empresa.

CAPITAL: Conjunto de bienes propios

CAJA MENOR: Es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo, que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos  por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

DÉBITO: Se refiere al dinero que es de propiedad del cliente o la empresa.

ACTIVO: Conjunto de bienes tangibles e intangibles que posee la empresa.

PATRIMONIO: Conjunto de bienes y derechos pertenecientes a una persona, física o jurídica.

BALANCE DE PRUEBA: es la comprobación de los movimientos de los débitos y créditos de la empresa.




DOCUMENTOS COMERCIALES



CONCILIACIÓN BANCARIA

Es la comprobación del control financiero que lleva la empresa con el control financiero que le lleva el banco a la empresa.

Cada fin de mes el banco envía a la empresa EL EXTRACTO BANCARIO (registros financieros); y la empresa lo compara con su LIBRO AUXILIAR DE BANCOS (control financiero). el saldo del extracto bancario y del libro auxiliar de bancos debe ser el mismo, la mayoría de veces no coinciden y allí es cuando se procede a realizar  LA CONCILIACIÓN BANCARIA, la cual consiste en comparar, rectificar y corregir las diferencias entre cada dato, para después conciliar los datos, llegando la finalización con saldos iguales entre el EXTRACTO BANCARIO y el LIBRO AUXILIAR DE BANCOS.

COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORRO


Las empresas de ahorro y crédito han diseñado unos formatos para que sean diligenciados por sus clientes al depositar o retirar  dinero de su cuenta de ahorros. este soporte maneja dos opciones: realizar el depósito en efectivo o cheques locales y retiro en efectivo o en cheque.

EJEMPLO DE UN COMPROBANTE

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO 

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo.

PARA MAS INFORMACIÓN SEGUIR ESTE ENLACE


EL PAGARE

Es un documento que contiene una promesa de pago, que deberá ser cumplida por una persona denominada Deudor hacia otra persona llamada Beneficiaria.

FACTURA DE VENTA

Es un documento de compra y venta que registra una transacción comercial. Este comprobante acredita la venta o compra de mercaderías u otros efectos.

LOS CHEQUES

Es un documento contable de valores monetarios que permite a una persona juridica o natural extraer dinero de su cuenta, haciendo así el cambio del cheque.

RECIBO DE CAJA MENOR

Es un soporte de los gastos en efectivo, que se realizan en cuantías mínimas de dinero, que no requieren el giro de cheques.               

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Cuando se agotan los fondos de la caja menor se procede a realizar el reembolso del dinero utilizado.

RETENCIÓN DE IVA Y RETENCIÓN EN LA FUENTE

Los dos términos están asociados a el cobro anticipado de los impuestos que hace el estado a las organizaciones empresariales.

DEFINICIÓN DE LOS TÉRMINOS EN EL SIGUIENTE ENLACE

NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

 CONTRATO DE TRABAJO

Es un acuerdo por el cual una persona se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda, cumpliendo ordenes e instrucciones y recibiendo como contra prestación una remuneración o retribución ( Pago ).

Quien presta el servicio se denomina empleado, quien lo remunera se llama empleador y la remuneración o pago, cualquiera que esta sea se llama salario.

TIPOS DE CONTRATO

Termino indefinido: Es un contrato que no tiene fecha establecida o determinada.

Termino fijo: Va de un día a tres años y puede ser renovado hasta tres veces, y para su finalización es necesario un preaviso de 30 días.

Contrato de obra o labor: Este contrato es por una labor especifica y termina en el momento de que la obra llega a su fin.

Contrato civil por prestación de servicios: Este contrato es en el que el trabajador presta un servicio y por ello recibe una remuneración.

Contrato de aprendizaje: Este tipo de contrato lo usan las empresas con el objetivo de incluir estudiantes en periodo de practica, para vincularlos al mundo laboral.

Contrato ocasional de trabajo: No debe ser superior a 30 días, y debe ser por una labor diferente a las actividades comunes que realiza la compañia.

PRESTACIONES SOCIALES

Las prestaciones sociales se reconocen como lo que debe el patrono al trabajador en dinero, especie, servicios u otros beneficios. para cubrir los riesgos o necesidades del trabajador que se origine durante la relación de trabajo o con motivo de la misma.

Las prestaciones son un tipo de reconocimiento al aporte del trabajador en la generacion ingresos y utilidades en la empresa donde labora.

Entre las prestaciones sociales tenemos:

Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a sus empleados como  prima de servicios,  un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será  proporcional  al tiempo que el trabajador lleve vinculado, cualquiera que este sea.

La prima de servicios corresponde a la participación del trabajador en las utilidades obtenidas por la empresa, beneficio  que contemplaba la legislación anterior a  la vigente.

Dotación: Todo empleado que ocupe más de 1 trabajador permanente debe suministrar al empleado como dotación, cada cuatro meses un par de zapatos y un vestido.

Esta obligación es para con los empleados que devenguen un sueldo de hasta dos salarios mínimos, y tendrán derecho los trabajadores que a la fecha de la entrega de la dotación lleven laborando en la empresa como mínimo 3 meses.

Cesantias: Las cesantías son una prestación social que contempla la legislación laboral colombiana que busca proteger de alguna forma al trabajador que queda “cesante”, es decir, aquel trabajador que queda desempleado o que simplemente se le termina el contrato de su trabajo, lo cual no siempre implica que quede desempleado, pero la ley así lo ha supuesto.

Las cesantías son una gran conquista del trabajador colombiano, que ante la eventualidad la terminación del contrato de trabajo, queda ante la incertidumbre propia del hecho de no conocer con exactitud la suerte que correrá en futuro.

Las cesantías buscan que el trabajador una vez quede sin trabajo, tenga unos recursos que le permitan sobrevivir mientras consigue otro. Con las cesantías se supone que el trabajador no queda desprotegido ante el desempleo que siempre está a la vuelta de la esquina.

Vacaciones: Las vacaciones son un descanso remunerado, periodo en el cual se deben hacer las respectivas cotizaciones en Seguridad social y aportes de para fiscales.

SALARIO 

Salario (Empleador): Parte de los costos a los que esta sometida la empresa.

Salario (Empleado): Retribución que recibe el empleado por prestar sus servicios.

DENOMINACIONES Y CLASES DE SALARIO

A destajo: El  contrato a destajo, es aquel contrato en el que la remuneración se pacta con base a la cantidad de unidades, obras o labores que el trabajador realice en una jornada determinada.

El contrato de trabajo a destajo, se conoce también como contrato de trabajo de obra o por labor.

Fijo: Las percepciones fijas son aquellas que se conocen previamente, como es el sueldo, el aguinaldo y la prima vacacional, así como las prestaciones y demás percepciones  contempladas en el contrato individual o colectivo de trabajo.  Se deben considerar además, en su caso, cualquier otra prestación que sea previamente conocida tales como despensa, habitación y alimentación, las cuales incrementarán, en su caso, el salario;

AUXILIO DE TRANSPORTE

Fue creado con el objetivo de subsidiar a los trabajadores con el fin de poderse transportar dese sus hogares.

NOMINA 

Mensualmente o quincenal mente según sea el periodo de pago acorado,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva NOMINA para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle.

LIQUIDACIÓN DE NOMINA EN ESTE ENLACE

FORMATO DE NOMINA